مهمترین و حیاتی ترین عامل برای سردخانه ها امنیت و اطمینان از سردخانه و دارایی مشتریان است که اولویت اصلی آنها برای کنترل و مدیریت سختگیرانه است.
قبل از هر چیز باید به این سوال پاسخ داد که چرا اصلا سردخانه ها به سیستم نیاز دارند؟
مگر خود سردخانه ها با تیم پرسنل شان و کنترل های سختگیرانه ای که اتخاذ می کنند نمی توانند به طور کامل روی سردخانه نظارت داشته باشند؟
بدون شک مالک هر سردخانه ای نمی تواند برای مدیریت کامل و دقیق سردخانه به همه اعتماد کند و ناچارا باید شخصا و 24 ساعته حضور فیزیکی در سردخانه داشته باشد.
اما این امکان برای هیچ کسی مقدور نیست و نظارت روی تمام عملیات و تک تک پرسنل کاری است نشدنی.
اگر سردخانه ها در گذشته بدون سیستم سردخانه را مدیریت می کردند یا پرنسل افرادی مطمئن و قابل اعتماد بوده اند یا اشتباهات و خطاهای پیش آمده زیاد برایشان مهم و بزرگ نبوده است
البته به تدریج این مالکان و مدیرهای مسئول سردخانه ها بوده اند که فشارها و خستگی های زجرآور در بلندمدت آنها را شدیدا فرسوده کرده است
و طاقت و تحمل آنها به کمترین میزان رسانده است.
در چنین حالتی سیستم ها و نرم افزارها وارد بازار شده اند و بخش اصلی و بزرگی از عملیات سردخانه ها را به عهده گرفته اند.
اما سوالی که دوباره مطرح می شود این است که چرا با وجود این برنامه ها و نرم افزارهای مناسب در بازار ولی سردخانه ها هنوز مجاب نشده اند تا آنها را در سردخانه هایشان راه اندازی کنند؟
ساده است! چون سیستم های فعلی یا دست و پا گیر و پیچیده هستند. یا اینقدر ساده و معمولی هستند که کار پرسنل رو سخت میکنند طوریکه مجبورند خودشان بخشی از کار سیستم را دستی و بر روی کاغذ انجام دهند.
اما سردخانه ها با وجود اینکه بالاترین سطح کنترل را برای سردخانه ها در نظر می گیرند یا قابل اعتمادترین و توانمندترین افراد را برای مدیریت انتخاب می کنند اما در گوشه ای از ذهنشان مطمئن نیستند در غیاب او حساس ترین دارایی اش درست مدیریت می شود یا نه طوریکه همیشه شک و تردید دارند.
اما چرا چنین سیستم هایی نتوانسته اند استرس و نگرانی سردخانه ها را برای همیشه از بین ببرند؟
چون سازندگان این برنامه ها و نرم افزارها باور دارند تمام عملیات و اتفاقات سردخانه قابل کنترل نیست و اشتباهات به طور طبیعی اتفاق می افتد.
این باور برای خود مالکان سردخانه ها هم صدق می کند و هنوز نمی دانند که می توان کوچک ترین اتفاقات و عملیات را به راحتی کنترل کرد.
طوریکه هیچ کسی نتواند خلاف سیستم و نرم افزار عملیاتی را خودسرانه و با اشتباه ثبت کند.
حالا چطوری می توان امن ترین و مطمئن ترین سیستم را انتخاب کرد؟
مطمئنا اکثر سردخانه ها دنبال سیستمی هستند که بیشتر از خودشان سختگیر، دقیق و غیرقابل نفوذ باشد.
سیستمی که بتواند اشتباهات را شناسایی کند، قابل دستکاری نباشد و به مشتری مدرک قابل اثباتی بدهد که اعتبار سردخانه ای رو زیر سوال نبرد.